Biuletyn Informacji Publicznej
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku

Zarządzenie Nr 7

Prezesa Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku
z dnia 2 czerwca 2004 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Gdańsku

Na podstawie § 3 ust.3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz.1375), w związku z art.6 ust.1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz.1396 ze zm.)

zarządza się co następuje:

§1.

Wprowadza się w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Gdańsku instrukcję kancelaryjną oraz wykaz akt stanowiące załączniki Nr 1 i 2 do zarządzenia.

§2.

Ustala się następujące symbole literowe podstawowych komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku:

Oddział Finansowo - Budżetowy – FB
Oddział Administracyjno - Gospodarczy – AG
Oddział Ogólno - Osobowy - 00

§3.

Instrukcja wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników. Do końca roku 2004 obowiązuje równolegle stary system znakowania. Od początku roku 2005 wszystkie pisma wchodzące i wychodzące powinny być znakowane i rejestrowane wg niniejszej instrukcji.

§4.

Akta spraw nie zakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia przeklasyfikowuje się zgodnie z przepisami instrukcji oraz wykazem akt wymienionymi w §1.

§5.

Kierownicy komórek organizacyjnych wymienionych w §2 są odpowiedzialni za wprowadzenie i stosowanie na stanowiskach pracy im podległych instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt stanowiących załączniki Nr 1 i 2 do zarządzenia.

§6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 7
Prezesa WSA w Gdańsku z dnia 02.06.2004

 

Instrukcja Kancelaryjna Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku

 

1. Postanowienia ogólne

§1

1. Przedmiotem instrukcji kancelaryjnej, zwanej dalej instrukcją, są czynności
   kancelaryjne oraz tryb postępowania z dokumentacją (aktami, pismami, nagraniami,
   fotografiami, projektami technicznymi itp. w dalszej treści instrukcji zwaną też aktami)
   powstającą w toku działalności administracyjnej i finansowej Wojewódzkiego Sądu
   Administracyjnego w Gdańsku (w dalszej treści instrukcji WSA).
2. Postępowanie z aktami w sprawach rozpoznawanych wg przepisów o postępowaniu przed sądami administracyjnymi regulują odrębne przepisy.
3. Postępowanie z aktami zawierającymi wiadomości stanowiące tajemnicę państwową regulują odrębne przepisy. Kwalifikacja archiwalna tej dokumentacji następuje na zasadach określonych wykazem akt stanowiącym załącznik do zarządzenia Prezesa WSA w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w WSA.
4. Postępowanie z aktami spraw ostatecznie załatwionych oraz tryb przekazywania
   ich do Archiwum Zakładowego określają przepisy zarządzenia nr 13 z dnia
   08.12.2003r. Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego w sprawie archiwów
   zakładowych w sądach administracyjnych.

§2.

Zastosowane w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:

1. „komórka organizacyjna" - wewnętrzna jednostka organizacyjna WSA określona w § 6 Rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 września 2003 r. Regulamin wewnętrznego urzędowania wojewódzkich sądów administracyjnych (Dz. U. z dnia 29 września 2003 r. nr 169 poz.1646)
2. „merytoryczne stanowisko pracy" - komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne - pod względem merytorycznym - opracowanie spraw danego rodzaju i która powinna posiadać całość zasadniczych materiałów w sprawach jej powierzonych, (w treści instrukcji zwane stanowiskiem pracy).
3. sekretariat - komórka organizacyjna powołana do obsługi organów Sądu ; Prezesa, Dyrektora, wydziałów orzeczniczych.
4. „referent"- pracownik przygotowujący projekt merytorycznego załatwienia sprawy,
5. „punkt zatrzymania" - każde stanowisko pracy, przez które przechodzi dokumentacja (pismo lub akta) sprawy w toku wykonywania czynności urzędowych,
6. „hasło klasyfikacyjne"- określenie przedmiotu spraw o jednorodnym (rzeczowo treściowo) charakterze,
7. „spis spraw" - formularz lub repertorium służące do rejestrowania spraw objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym; wzór formularza stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji,
8. „teczka aktowa" - skoroszyt, teczka wiązana, album, zeszyt, segregator, koperta, pudło, pojemnik dyskietek (itp.) służące do przechowywania dokumentacji spraw objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym,
9. „przesyłka" - każda oddzielnie zapieczętowana koperta lub paczka doręczona do WSA lub wysyłana przez Sąd.

2. System kancelaryjny

§3.

1. Obowiązującym systemem kancelaryjnym jest system bezdziennikowy oparty na jednolitym rzeczowym podziale akt spraw, odpowiadającym wykazowi akt WSA.
2. Rejestracji podlegają sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. Dla spraw szczególnie ważnych oprócz rejestracji w spisie spraw można prowadzić spis pism do sprawy.
3. Spis stanowi pierwsza kartę tomu akt każdego hasła klasyfikacyjnego, jeżeli spis spraw zastępujemy repertorium wówczas jest ono pierwszym tomem akt przekazywanych do Archiwum Zakładowego. Zaleca się sporządzanie odrębnego spisu spraw dla każdego roku kalendarzowego, (w przypadku, gdy w danym roku jest niewielka ilość spraw spis spraw może być kontynuowany aż do zamknięcia tomu co winno nastąpić gdy tom przekroczy grubość 3-5 cm).

§4

Wykaz akt ustanawia:

1. jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji powstającej w WSA oraz jej kwalifikację do odpowiedniej kategorii w komórkach merytorycznych dla danego rodzaju spraw oraz komórkach pozostałych,
2. symbole kategorii dokumentacji dla tych spraw:

• symbol „A" - materiały archiwalne,
• symbol „B" - dokumentacja niearchiwalna o czasowej przydatności praktycznej. Okres tej przydatności wskazuje liczba arabska umieszczona obok symbolu „B" (np. B-5 oznacza, że dokumentacja może być zniszczona po pełnych 5-ciu latach przechowywania [np. akta zakończone w 2000r. mogą być zniszczone w roku 2006, szczególnie ważne jest by nie nastąpiło zniszczenie akt przydatnych np. umów o najem lokalu posiadające kwalifikację archiwalną B-10 z roku 1990 nie można było zniszczyć w roku 2000, gdyż mogą być nadal aktualne, inaczej mówiąc okres przechowywania akt określony cyfrą arabską obok litery B liczymy dopiero od utraty przydatności - aktualności akt]),
• symbol „Bc" - stosowany jest dla oznaczenia dokumentacji manipulacyjnej posiadającej krótkotrwałe znaczenie.(np. książki doręczeń, koperty, pokwitowania, rewersy, powtarzające się kopie opracowań, brudnopisy itp). Dokumentacja ta po wykorzystaniu może być zniszczona bez uzyskiwania zgody Archiwum Państwowego w Gdańsku , decyzję w sprawie zniszczenia takich akt podejmuje referent załatwiający sprawę.
• symbol „BE" - oznacza dokumentację, która po ustalonym okresie przechowywania podlega ekspertyzie Archiwum Państwowego i może być na skutek tej ekspertyzy zaliczona do materiałów archiwalnych - kat."A" (np. BE-10 oznacza że po 10 latach przechowywania dokumentacja może być zniszczona lub na skutek ekspertyzy zaliczona do kat."A"

§5

1. Wykaz akt, o którym mowa w § 4 jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej; podstawą podziału klasyfikacyjnego jest zasada rozgraniczenia zadań administracyjnych WSA na 10 podstawowych klas - grup oznaczonych symbolami cyfrowymi od 0 . Każda z tych podstawowych klas dzieli się na dalszych dziesięć klas drugiego rzędu uszczegóławiając hasła podstawowe.
2. W razie potrzeby, na takiej samej zasadzie hasła drugiego rzędu mogą ulegać podziałowi na hasła trzeciego, (a te czwartego) rzędu.

§6.

1. Każda komórka organizacyjna - stosownie do własnych potrzeb - sporządza wyciąg z rzeczowego wykazu akt do użytku wewnętrznego. Kopię wyciągu otrzymuje archiwum zakładowe.
2. Wyciąg z wykazu w zależności od potrzeb danej komórki może zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone drogą rozbudowy tematycznej tej pozycji wykazu akt, która jest zbyt wąska dla wielkiej ilości spraw (np. klasę 00 -Organy kolegialne można rozbudować do klas 3-ciego rzędu jak następuje: 000 -Zgromadzenie sędziów, 001 - Komisje powołane przez Prezesa WSA, 002- Zjazdy i konferencje. Wszystkie nowo utworzone hasła klasyfikacyjne muszą mieć kategorię archiwalną taką jak hasło podstawowe (tu kat. A). Jeżeli komórka organizacyjna gromadzi małą ilość dokumentacji z danego zakresu to może dokonać zwinięcia haseł do klas pierwszego stopnia konieczne wówczas jest założenie 2 teczek z których jedna przeznaczona będzie na akta kat. A, a druga na akta kategorii B.

§7.

Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli, haseł czy kategorii archiwalnych mogą być dokonywane tylko w formie zarządzenia Prezesa WSA i po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym w Gdańsku.

3. Podział czynności kancelaryjnych

§8.

Czynności kancelaryjne rozumiane jako zespół czynności związanych z obiegiem dokumentacji oraz formalnym z nimi postępowaniem są wykonywane przez:

1. biuro podawcze,
2. sekretariaty,
3. halę maszyn
4. archiwum zakładowe

§9.

Do zakresu zadań biura podawczego należy:

1. przyjmowanie korespondencji wpływającej do WSA , i jej rozdzielanie pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne zgodnie z wytycznymi Prezesa WSA i Dyrektora Sądu
2. kontrolowanie korespondencji w zakresie określonym, w § 18 ust. 1 i 2,
3. przyjmowanie pism do wysyłki, kopertowanie ich i ekspedycja.

§10.

Do zakresu czynności komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1. przyjmowanie korespondencji i łączenie jej z poprzednikami,
2. rejestrowanie i znakowanie pism rozpoczynających nowa sprawę,
3. prowadzenie rejestru i terminarza spraw,
4. doręczanie pism (akt) właściwym osobom,
5. przechowywanie akt spraw załatwionych i przekazanie ich do Archiwum Zakładowego,
6. sporządzanie - w miarę możliwości - czystopisów pism pilnych.

§11

Hala maszyn, sporządza dla określonych komórek organizacyjnych WSA czystopisy z opracowań brulionowych.

§12.

Zakres czynności archiwum zakładowego określa Zarządzenie Nr 13 Prezesa NSA z dnia 8 grudnia 2003r.

4. Obieg korespondencji

§ 13.

1. Obieg akt pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi WSA odbywa
   się bez pośrednictwa biura podawczego w oparciu o założenie, że pisma przechodzą
   tylko przez niezbędne punkty zatrzymania. Obowiązuje zasada kwitowania pism w
   specjalnych kontrolkach.
2. Kontrolki wewnętrznego obiegu korespondencji nie stanowią ewidencji akt i
   zalicza sieje do dokumentacji niearchiwalnej (manipulacyjnej) kategorii Bc.

§14.

Obieg typowego pisma w WSA jest następujący:

1. przyjęte przez biuro podawcze pismo zostaje skierowane do właściwej komórki organizacyjnej, lub samodzielnego stanowiska pracy,
2. kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca wstępnie kwalifikuje pismo do załatwienia przez właściwego referenta zamieszczając na piśmie dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy,
3. hala maszyn lub komórki organizacyjne sporządzają czystopis pisma opracowanego przez referenta, zaleca się jednak by referenci sporządzali czystopisy samodzielnie,
4. referent sprawdza czystopis i przedkłada swemu przełożonemu do zaaprobowania przed podpisaniem pisma przez Prezesa WSA lub Dyrektora Sądu.
5. podpisane czystopisy oddaje się do punktu ekspedycji (biura podawczego), a kopię pisma na której figurować powinny podpisy referenta i aprobanta przechowuje w aktach sprawy.

5. Szczegółowe przepisy określające tryb formalnego postępowania z aktami

§15.

1. Przesyłki przeznaczone dla WSA odbiera w ustalonej porze z urzędu pocztowego upoważniony pracownik biura podawczego.
2. Pisma składane bezpośrednio przyjmuje biuro podawcze, a w szczególnych przypadkach właściwa komórki organizacyjnej. Pracownik WSA przyjmując pismo powinien na żądanie wydać pokwitowanie odbioru pisma.

§ 16.

Przy przyjmowaniu przesyłki należy sprawdzić stan opakowania. W przypadku jego uszkodzenia należy sporządzić protokół na powyższą okoliczność.

§17

1. W biurze podawczym z przyjętej korespondencji wydziela się i doręcza odbiorcom
   bez otwierania kopert przesyłki:
   1. adresowane imiennie, bądź do rąk własnych adresata,
   2. adresowane do sekretariatów Prezesa lub Wiceprezesów WSA czy jednostek wym. w § 2.1 Zarządzenia wprowadzającego nin. Instrukcję,
   3. inne przesyłki zgodnie z dyspozycją Prezesa WSA  jego zastępców i Dyrektora Sądu.
2. Pozostałą korespondencję adresowaną do WSA otwiera biuro podawcze.

§ 18.

1. Koperty otwiera się w taki sposób, aby nie uszkodzić pieczęci i datownika
   nadawczego urzędu pocztowego. Przy otwarciu koperty sprawdza się:
   1. czy została wyjęta cała zawartość koperty,
   2. czy przy piśmie znajdują się wskazane w nim załączniki.
2. przypadku stwierdzenia braku pisma oznaczonego na kopercie lub załączników
   biuro podawcze sporządza notatkę i dołącza ją do pisma.
3. Kopertę dołącza się do pism:
   1. stanowiących środek prawny ograniczony terminem,
   2. stanowiących skargę lub wniosek,
   3. na których brak jest oznaczenia nadawcy lub odbiorcy.
4. Koperty nie dołączone do pism przechowuje się przez jeden tydzień a następnie
   przekazuje do zniszczenia.

§19.

 

1. Pisma wpływające opatruje się pieczątką wpływu zawierającą nazwę Sądu, datę
   wpływu, liczbę załączników, symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą oraz
   znak sprawy. Pieczątkę wpływu umieszcza się:
   1. na kopercie - w odniesieniu do korespondencji przekazywanej adresatom bez otwierania kopert,
   2. na pierwszej stronie (w prawym górnym rogu) pisma - w odniesieniu do korespondencji wyjętej z koperty,
   3. na ostatniej odwrotnej stronie faktur i rachunków,
   4. na telegramach i przesyłkach pilnych - ekspresowych oznacza się w ramach pieczęci wpływu także godzinę otrzymania.
2. Nie odciska się pieczęci wpływu na:
   1. załącznikach,
   2. czasopismach, katalogach, prospektach itp.,
   3. dokumentach stanowiących własność osobistą,
   4. dokumentacji prywatnej.
3. Jeżeli dokument lub rachunek został nadesłany bez pisma przewodniego, dołącza się doń czystą kartkę papieru i na niej odciska pieczątkę wpływu.

§20.

1. Otrzymane przy pismach pieniądze, papiery wartościowe oddaje się niezwłocznie do Kasy WSA za pokwitowaniem odbioru umieszczonym na piśmie obok pieczątki wpływu.
2. Otrzymane przy pismach znaczki pocztowe, znaki opłaty skarbowej lub sądowej dołącza się do pisma, czyniąc o tym adnotację obok pieczątki wpływu.

§21.

1. Przyjętą korespondencję biuro podawcze rozdziela na poszczególne komórki organizacyjne zgodnie z dyspozycją (§ 9) i wpisuje do książek doręczeń prowadzonych odrębnie dla każdej komórki organizacyjnej.
2. Biuro podawcze przekazuje korespondencję poszczególnym komórkom za pokwitowaniem odbioru umieszczanym w książce doręczeń.
3. Książki doręczeń nie stanowią ewidencji akt i zalicza się je do dokumentacji
   niearchiwalnej kategorii Bc.

§22.

Komórki organizacyjne sprawdzają, czy wśród otrzymanych pism nie ma pism mylnie skierowanych. W przypadkach oczywistych - przekazuje się pismo do komórki właściwej.

§23.

1. Pisma prawidłowo skierowane, dające początek nowej sprawie oraz pisma budzące wątpliwości czy dana komórka organizacyjna jest właściwa do ich załatwienia przedstawia się Prezesowi WSA lub Dyrektorowi Sądu, który wydaje dyspozycje co do dalszego ich biegu i zwraca sekretariatowi.
2. Prezes WSA może ograniczyć zakres osobistego przeglądu korespondencji do pism najistotniejszych i ustalić, kto będzie przeglądał pozostałe pisma.
3. Jeżeli Prezes WSA nie zarządzi, inaczej pisma do spraw będących w toku załatwiania, sekretariat przekazuje bezpośrednio kierownikowi właściwego oddziału albo na samodzielne stanowisko pracy. Kierownik oddziału wydaje dyspozycje co do dalszego biegu pisma.

6. Rejestrowanie i znakowanie spraw

§24.

1. Oddziały oraz samodzielne stanowiska pracy prowadzą rejestr spraw należących do zakresu ich działania.
2. Rejestr spraw może stanowić wyciąg z wykazu akt. W wyciągu tym należy podać imiennie referentów odpowiedzialnych za załatwianie spraw w poszczególnych grupach rzeczowych.
3. Rejestr spraw prowadzi się systemem rocznym, poza wyjątkiem o którym mowa w §3.3 nin. instrukcji.
4. Spis spraw prowadzony jest odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego
   odpowiadającego sprawom należącym do zakresu działania danej komórki. Wzór
   spisu spraw patrz załącznik.

§25.

Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw odpowiadającego hasłu z wykazu akt (Wykaz akt stanowi zał.2 do zarządzenia wprowadzającego nin. Instrukcję). Podstawowym elementem zarejestrowania sprawy jest znalezienie dla niej odpowiedniego hasła klasyfikacyjnego w wykazie akt i odpowiadającemu temu hasłu symbolu klasyfikacyjnego (liczba arabska). Symbol ten umieszcza się w obrębie pieczęci wpływu.(por. § 19.1).

§26.

Znak sprawy składa się z następujących elementów:

1. symbolu komórki organizacyjnej (cyfra rzymska lub litery oznaczające komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy,
2. liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego dla sprawy ustalonego w oparciu o wykaz akt,
3. po znaku łamania - kolejnego numeru pod którym sprawa została zapisana w spisie spraw, repertorium lub kolejnego numeru wynikającego z rejestru pism do spraw szczególnych (patrz § 3.2.)
4. oddzielonych znakiem łamania - dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana.

§27.

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy; każde pismo dotyczące tej samej sprawy jest opatrzone tym samym znakiem.
2. Sprawę rejestruje się w „spisie spraw" tylko jeden raz na podstawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną (gdy sprawa zostaje wszczęta na wniosek WSA).
3. Wątpliwości związane z zaklasyfikowaniem sprawy do właściwego symbolu klasyfikacyjnego rozstrzyga referent sprawy.

§28.

1. W przypadku podjęcia sprawy która została załatwiona w latach poprzednich, w „starym" spisie spraw należy pod odpowiednią pozycją wpisać informację „przeniesiono pod nr..." i zarejestrować sprawę ponownie, nadając jej nowy znak.
2. Analogicznie postępuje się w przypadku połączenia dwóch lub więcej spraw do łącznego ich załatwienia, lub gdy sprawy nie załatwiono w ciągu jednego roku kalendarzowego.

§29.

1. Prezes WSA zarządzić może prowadzenie ewidencji spraw jednorodnych
   rzeczowo w rejestrach mających formę repertorium, książkową czy kartotekową.
2. Rejestry te prowadzi się stosując zasady wypełniania spisów spraw i znakowania akt spraw w nich ewidencjonowanych.

§30.

Rejestracji nie podlegają:

1. druki reklamowe, ogłoszenia, czasopisma, książki,
2. komunikaty i biuletyny nie wymagające załatwienia,
3. pisma mylnie nadesłane przez biuro podawcze.

§30.

Stosownie do potrzeb, komórki organizacyjne mogą prowadzić (poza rejestrem spraw - „spisem spraw") dodatkowe pomocnicze urządzenia ewidencyjne np. skorowidze alfabetyczne, terminarze, dzienniki korespondencyjne, repertoria, spisy pism itp.

7. Załatwianie spraw

§32.

Przełożony dekretujący pismo umieszcza obok pieczątki wpływu adnotację wskazującą osobę referenta oraz w miarę potrzeby dyspozycję odnośnie sposobu i terminu załatwienia sprawy.

§33.

Obowiązki referenta:

1. terminowe wykonanie wszystkich czynności w sprawie,
2. czuwanie nad tym, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były terminowo wykonane także czynności, do których zobowiązane są również inne osoby,
3. sporządzanie w razie potrzeby pism ponaglających i występowanie do przełożonych z prośbami o interwencję.

§34.

1. Dla kontroli przebiegu załatwiania spraw szczególnie ważnych lub terminowych, prowadzi się terminarz.
2. Wpisu do terminarza dokonuje się na podstawie pisma wpływającego, którego czas załatwienia jest ograniczony terminem albo na podstawie polecenia kierownika komórki organizacyjnej.
3. Na podstawie zapisów w terminarzu na kilka dni przed upływem terminu należy przypomnieć osobom zobowiązanym do załatwienia sprawy o zbliżającym się terminie wykonania czynności.
4. Po załatwieniu sprawy w terminarzu zakreśla się znak sprawy oraz odnotowuje datę załatwienia.

§35.

Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.

§36.

W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej informacji, oznaczenie adresata, datę załatwienia oraz podpis referenta. Formy ustnego załatwiania spraw powinny być stosowane w relacjach między komórkami WSA.

§37.

Załatwienie pisemne może polegać na:

1. załatwieniu odręcznym,
2. załatwieniu brulionowym,
3. podyktowaniu treści pisma bezpośrednio maszynistce.

§38.

Załatwianie odręczne stosowane jest, gdy nie ma potrzeby pozostawienia w aktach pisemnych dowodów odnośnie sposobu i terminu załatwienia sprawy. Załatwienie odręczne polega na sporządzeniu przez referenta bezpośrednio na otrzymanym piśmie opinii lub zwięzłej odpowiedzi albo na sporządzeniu notatki wskazującej sposób załatwienia sprawy. Po odręcznym załatwieniu sprawy należy odnotować w „spisie spraw" datę pisma i informację wskazującą adresata oraz sposób załatwienia sprawy skrótem „odr". Załatwienie odręczne winno zawierać następujące elementy:

1. znak sprawy,
2. oznaczenie adresata,
3. treść załatwienia i datę,
4. stanowisko służbowe, imię i nazwisko oraz podpis załatwiającego.

§39.

Załatwienie brulionowe polega na ręcznym napisaniu pisma przez referenta i sporządzeniu czystopisu przez maszynistkę, o ile referent nie sporządza osobiście czystopisu pisma. Bruliony pism powinny być aprobowane przez kierownika komórki organizacyjnej, w celu uniknięcia wielokrotnego przepisywania rękopisu.

§40.

1. Hala maszyn lub sekretariat sporządza czystopisy ściśle według tekstu brulionów, a ewentualnych zmian treści (nie wyłączając użytych przez referenta skrótów) można dokonywać tylko w porozumieniu z referentem lub aprobantem pisma.
2. Czystopisy sporządza się zjedna kopią lub wg dyspozycji,
3. Czystopisy sporządza się na blankietach korespondencyjnych z nadrukiem; blankietów nie używa się w korespondencji wewnętrznej. Format papieru dostosowuje się do wielkości tekstu.
4. Czystopisy akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych (kat. A) należy sporządzać na papierze najlepszej jakości (papier bezkwasowy odczyn Ph-7),
5. Sprawdzenie czystopisu należy do referenta. Po stwierdzeniu, że czystopis jest zgodny z tekstem brulionu, referent umieszcza na kopii pisma z lewej strony pod tekstem swój podpis, opatrując do datą i przedstawia pismo wraz z aktami sprawy do podpisu.

§41.

1. Zakres uprawnień do podpisywania pism normują odrębne przepisy.
2. Jeżeli pismo ma być podpisane przez Prezesa WSA lub Dyrektora Sądu, kopia pisma, przed przedłożeniem do podpisu, powinna być parafowana przez bezpośredniego przełożonego referenta, który składa podpis pod podpisem referenta.
3. Podpisujący umieszcza na oryginale i kopii pisma swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego.
4. Fakt podpisania pisma przez pracownika upoważnionego doraźnie do podpisywania pism w określonym zakresie czy czasie, oznacza się przez dodanie skrótu „z up..."

§42.

Datą załatwienia pisma jest data odręcznego załatwienia, a przy załatwieniach brulionowych - data podpisania czystopisu. Datę umieszcza ten, kto podpisuje pismo.

§43.

Urzędową pieczęć umieszcza się na pismach mających charakter dokumentu.

§44.

W razie potrzeby przesłania tego samego pisma do większej liczby adresatów, wykonuje się odpowiednią techniką kopie z podpisanego oryginału w ilości określonej rozdzielnikiem lub zadysponowanej przez osobę uprawnioną do zlecenia wykonania odbitek. Dotyczy to tylko korespondencji wewnętrznej.

8. Wysyłanie pism

§45.

1. Fakt ostatecznego załatwienia sprawy uwidacznia się w „spisie spraw" przez
   zakreślenie znakiem „L" numeru porządkowego, pod którym sprawa została wpisana
   oraz odnotowanie w stosownych rubrykach następujących informacji:
   1. daty załatwienia,
   2. formy załatwienia - załatwienie „odręczne odr.", albo „a/a",
   3. skrótowej informacji o sposobie załatwienia.
2. Przy załatwieniu wstępnym i częściowym z wyznaczeniem terminu dalszego
   załatwiania, odnotowuje się ołówkiem zwykłym w rubryce „uwagi" wyznaczony termin
   wykonania dalszych czynności. Adnotację tę usuwa się z chwilą odnotowywania
   ostatecznego załatwienia sprawy.

§46.

1. Pisma przeznaczone do wysłania powinny być wysyłane w dniu ich podpisania.
2. Przygotowanie pisma do wysłania należy do referenta lub pracownika sekretariatu, zależnie od ustaleń Prezesa WSA lub Dyrektora Sądu. Czynności w tym zakresie polegają na:
   1. sprawdzeniu czy pismo oraz jego kopia są podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki,
   2. wpisaniu na kopii pisma daty skierowania oryginału do biura podawczego w celu wysłania.
3. Sekretariat przekazuje całą przeznaczoną do wysłania korespondencję biuru
   podawczemu za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń, podając ewentualne
   dyspozycje co do sposobu wysłania pism np.: „Poczta dworcowa", „Polecony".

§47.

1. Biuro podawcze wysyła pisma w kopertach lub pakietach, odciskając pieczątkę „opłata pocztowa zryczałtowana". Pisma kierowane do jednego odbiorcy wkładane są do wspólnej koperty (pakietu).
2. Akta sądowe przesyła się zawsze przesyłką poleconą lub przez gońca.
3. Na kopertach umieszcza się w górnym lewym rogu oznaczenie nadawcy (Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku) i adres, a pod nim znak pisma znajdującego się w kopercie. W środkowej części koperty - dokładną nazwę i adres odbiorcy z oznaczeniem kodu pocztowego.

§48.

Doręczanie pism urzędom miejscowym odbywa się w zasadzie w punktach wymiany korespondencji, za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń.

9. Akta i teczki aktowe

§49.

1. Wszystkie pisma związane z załatwieniem tej samej sprawy tworzą akta sprawy. Pisma te powinny być połączone ze sobą a w odniesieniu do materiałów archiwalnych (kat. „A") ułożone chronologicznie w obrębie sprawy od pisma zaczynającego sprawę na wierzchu akt sprawy do pisma kończącego sprawę na spodzie. Układ chronologiczny oraz usuwanie z tych akt dokumentacji kat.Bc (koperty) następować może przed przekazaniem akt do archiwum państwowego.
2. Jeżeli akta sprawy zawierają większą liczbę kart, powinny być umieszczone w okładce. Na zewnętrznej pierwszej stronie okładki wpisuje się nazwę komórki organizacyjnej, znak sprawy i jej przedmiot.

§50.

1. Dokumentację należy przechowywać w taki sposób aby nie była dostępna dla osób niepowołanych.
2. Akta spraw będących w toku załatwiania są przechowywane przez referentów, którzy po załatwieniu sprawy przekazują je sekretariatowi w celu odłożenia do teczki aktowej. Prezes WSA lub Dyrektor Sądu ustala, którzy z referentów mogą prowadzić własne registratury.

§51.

1. Teczka aktowa służy do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym.
2. Każdemu spisowi spraw odpowiada odrębna teczka aktowa.
3. Teczki aktowe - analogicznie jak spisy spraw - zakłada się na każdy rok kalendarzowy. Jeżeli teczka aktowa w ciągu roku osiągnie zbyt dużą objętość (powyżej 5cm) - zakłada się dla niej tom następny na wierzchu którego znajdować się będzie spis spraw z nr kolejnym. Gdy grubość tomu akt jest znikoma spis spraw i sama teczka aktowa mogą być kontynuowane przez kilka lat. (por. §3.3).
4. Na zewnętrznej stronie teczki aktowej umieszcza się:
   1. nazwę sądu i danej komórki organizacyjnej,
   2. znak teczki aktowej składający się z symbolu komórki organizacyjnej i liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego, właściwego dla spraw złożonych w teczce,
   3. tytuł teczki aktowej to jest nazwę hasła klasyfikacyjnego właściwego dla spraw złożonych w teczce z określeniem uzupełniającym -informacją o zawartości tomu. (np. klasa akt 00 Organy kolegialne powinna być uzupełniona informacją jaki organ kolegialny jest w tomie np. ."Organy kolegialne - zebranie sędziów" lub Organy kolegialne - komisje",
   4. pod tytułem - roczne daty skrajne, to jest daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy, której akta znajdują się w teczce,
   5. w prawym rogu karty tytułowej na wysokości znaku teczki umieszcza się oznaczenie zgodnej z wykazem akt kwalifikacji archiwalnej właściwej dla danego hasła klasyfikacyjnego.
5. Wzór wypełnienia karty tytułowej w WSA jest analogiczny jak w NSA (stanowi załącznik nr 2 do instrukcji).
6. Teczki aktowe przechowują sekretariaty (lub referenci) komórek organizacyjnych przez okres przydatności akt do pracy bieżącej. Zaleca się by teczki aktowe po zamknięciu były przekazywane niezwłocznie do archiwum zakładowego.
7. Przed przekazaniem akt do archiwum zakładowego należy sprawdzić czy akta są uporządkowane zgodnie z § 49.1. nin. Instrukcji tzn:
   1. w obrębie poszczególnych akt spraw pisma należy ułożyć w porządku przewidzianym w § 49.1 nin. Instrukcji lub w przepisach szczególnych (np. w odniesieniu do akt spraw sądowych - w instrukcji o biurowości),
   2. w obrębie teczek (dotyczy to zwłaszcza akt kat A) akta układa się w kolejności zgodnej z numeracją wynikającą ze „spisu spraw" i tak by sprawa oznaczona nr pierwszym była na wierzchu tomu akt,
   3. karty tytułowe tomów akt powinny być opisane w sposób określony w ust. 4 i wg załączonego wzoru NSA,
   4. teczki akt kat. A przed przekazaniem należy przygotować do oprawy introligatorskiej tzn. przewiązać taśmą bawełnianą, usunąć z akt wszelkie przedmioty metalowe (zszywki spinacze), ponumerować zapisane strony w tych aktach umieszczając informację o liczbie stron w prawym dolnym rogu karty tytułowej,
   5. karty tytułowe dla akt kat. A powinny być wypisane pismem maszynowym.
   6. w tomach akt kat. A pierwsze strony stanowią oryginały spisów spraw,
   7. o układzie akt w obrębie dokumentacji kategorii B decydują referenci,
   8. archiwum zakładowe ma obowiązek odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych. Prezes WSA lub Dyrektor Sądu ustala jakie akta porządkowane będą w Archiwum Zakładowym.
8. W uzgodnionych terminach komórki organizacyjne Sądu przekazują akta do archiwum zakładowego na podstawie sporządzonych przez siebie „spisów zdawczo-odbiorczych akt".(wzór spisu stanowi załącznik nr 3). Przekazanie akt nastąpić może tylko po całkowitym wypełnieniu przynajmniej jednej karty „spisu zdawczo -odbiorczego" ( wówczas, gdy spis zawiera ok. 30 pozycji); przekazanie mniejszej ilości akt następuje na polecenie Prezesa WSA lub Dyrektora Sądu. Spisy akt kat. A sporządza się w 4 egz. a dla akt kat B w 3 egz. Na jednym spisie zdawczo-odbiorczym nie mogą znajdować się akta kat A i B.
9. Dowodem przekazania akt do archiwum zakładowego jest spis zdawczo-odbiorczy (3 kopia dla akt kat. B i 4 kopia dla akt kat. A), podpisany przez prowadzącego archiwum zakładowe. Przekazując do archiwum akta o znaczeniu szczególnym sekretariaty sporządzają kserokopię spisu spraw z tych akt i przechowują ją u siebie przez okres potrzebny, (kserokopie te stanowią dokumentację kat. Bc).

§52.

Do obowiązków przekazującego dokumentację należy sprawdzenie czy wszystkie akta spraw wymienionych w spisach spraw znajdują się w teczce. Braki należy odnotować w spisie spraw tak jak to określa § 28.

§53.

W okolicznościach o których mowa w § 3.3. (gdy teczka aktowa kontynuowana jest przez kilka lat) nie następują zmiany znaków spraw wówczas gdy sprawa nie zostanie załatwiona w ciągu jednego roku.

10. Kontrola pracy biurowej

§54.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych przeprowadzają co najmniej raz w miesiącu kontrolę niezałatwionych spraw, przeglądając z właściwymi referentami - w oparciu o informacje wynikające ze „spisów spraw" - akta spraw przekazanych im do załatwienia. O dokonanej kontroli sporządza się w „spisie spraw" adnotację opatrzoną datą i podpisem kontrolującego. Za niezałatwione uważa się takie sprawy , co do których w „spisie spraw" brak adnotacji w rubryce „ostateczne załatwienie".
2. Kontrolę pracy biurowej mogą przeprowadzać odpowiednio upoważnione osoby. O kontrolach przeprowadzanych przez jednostki spoza Sądu niezwłocznie należy powiadomić Prezesa WSA i Dyrektora Sądu.

§55.

1. Na początku stycznia każdego roku sekretariaty sporządzają wykazy spraw niezałatwionych, w których od daty wpisania upłynęło więcej niż trzy miesiące.
2. Na podstawie wykazów, o których mowa w ust.1, kierownicy podstawowych komórek organizacyjnych wydają stosowne decyzje i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia spraw wymienionych w tych wykazach. O podjętych krokach informują Dyrektora Sądu.

11. Postępowanie z dokumentacją w przypadku zmian organizacyjnych.

§ 56.

1. W wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje archiwum zakładowemu w stanie uporządkowanym i na podstawie spisów zdawczo odbiorczych tak jak to określają przepisy §51.
2. Akta spraw niezakończonych przekazuje się tej komórce organizacyjnej, która przejmuje zadania znoszonej lub reorganizowanej komórki również na podstawie spisów zdawczo odbiorczych. Kopie tych spisów przekazuje się do archiwum zakładowego.
3. W przypadku zmiany personalnej na stanowisku odpowiedzialnym za prowadzenie registratury (lub wykonanie czynności określonych w § 51, 52, 54, 55), sporządzić należy spisy zdawczo odbiorcze tak jak to określają postanowienia z ust. 1 i 2.